Роли и отчёты в CRM: права доступа, журнал действий, выгрузки
Роли и отчёты — часть услуги «Разработка CRM» в Best Boost Partners, которая определяет, кто что видит в CRM и как отчитываться о работе. Права доступа задаются по ролям и проектам для руководителя, SEO-специалиста, линкбилдера, копирайтера, подрядчика и клиента. Журнал действий фиксирует каждую операцию. Отчёты для руководителя и для клиента строятся на тех же данных, с которыми работает команда, и любой отчёт можно выгрузить в файл.
Что именно мы настраиваем в ролях и отчётах?
Матрица ролей
Мы составляем таблицу ролей и прав: какая роль может просматривать, создавать, редактировать и удалять каждую сущность. Базовый набор: руководитель, SEO-специалист, линкбилдер, копирайтер, подрядчик и клиент, а новые роли добавляет ваш администратор.
Доступ по проектам
Пользователь назначается на проекты, и роль действует только внутри этих проектов. Подрядчик видит только свои задачи и выплаты, а клиент видит только свой проект.
Скрытые поля
Часть полей можно закрыть для роли: например, цены и контакты подрядчиков для клиента или чужие ставки для копирайтера. Для такой роли поля нет ни на экранах, ни в выгрузках, ни в API.
Журнал действий
Журнал действий фиксирует входы, просмотры закрытых разделов, изменения, удаления и выгрузки с пользователем, временем и прежним значением. В интерфейсе журнал действий доступен только для чтения.
Отчёты для руководителя
Руководитель видит загрузку по людям, просроченные задачи, тексты и ссылки по статусам и расходы относительно бюджета по проектам. Из отчёта можно перейти к списку записей, которые стоят за каждой цифрой.
Отчёты для клиента и выгрузки
Клиентский отчёт показывает работу за период: задачи, опубликованные тексты, размещённые ссылки и, если подключены источники, позиции и трафик. Отчёты выгружаются в табличные файлы и PDF или открываются клиентом в личном кабинете.
Что вы получаете от ролей и отчётов?
- Матрица ролей в виде документа и в виде настроек CRM, которые ваш администратор может менять.
- Учётные записи для команды, подрядчиков и клиентов, каждая ограничена нужными проектами.
- Журнал действий с поиском по пользователю, дате, сущности и типу действия.
- Шаблоны отчётов для руководителя и для клиента с выбором периода и проекта в фильтре.
- Выгрузки списков и отчётов в файлы в форматах, согласованных в техническом задании.
Когда нужны роли и отчёты?
- Подрядчики и фрилансеры работают в той же таблице, что и команда, и видят цены и клиентов, которых видеть не должны.
- Клиент просит ежемесячный отчёт, и руководитель собирает отчёт вручную из нескольких источников.
- Запись изменили или удалили, и никто не может выяснить, кто это сделал.
- Команда выросла, и руководитель уже не видит, кто перегружен и какие задачи просрочены.
Частые вопросы
Может ли клиент или подрядчик работать в CRM и не видеть чужие проекты?
Да, клиент или подрядчик получает учётную запись, ограниченную своим проектом и своей ролью. Подрядчик видит назначенные ему задачи, тексты или ссылки и связанные с ними выплаты. Клиент видит отчёт и список работ по своему проекту без внутренних цен, имён подрядчиков и других клиентов.
Что именно записывает журнал действий?
Журнал действий записывает, кто выполнил действие, когда, с какой записью и каким было значение до и после изменения. Входы в систему, выгрузки и изменения прав тоже попадают в журнал действий. Записи журнала нельзя отредактировать или удалить через интерфейс.
Можно ли отправлять отчёты автоматически?
Да, отчёт можно формировать по расписанию и отправлять на почту или в мессенджер файлом или ссылкой. Руководитель задаёт период, проект и получателей. Клиентский отчёт может сначала приходить руководителю на проверку и уходить клиенту после утверждения.
Расскажите о проекте
Заполните то, что уже знаете. Пустые поля не страшны: остальное уточним в разговоре.
Бриф отправлен
Спасибо. Ответим в течение одного рабочего дня.
Режим предпросмотра: обработчик формы ещё не подключён, данные никуда не отправлены.