Ролі та звіти в CRM: права доступу, журнал дій, вивантаження
Ролі та звіти — частина послуги «Розробка CRM» у Best Boost Partners, яка визначає, хто що бачить у CRM і як звітувати про роботу. Права доступу задаються за ролями та проєктами для керівника, SEO-спеціаліста, лінкбілдера, копірайтера, підрядника і клієнта. Журнал дій фіксує кожну операцію. Звіти для керівника і для клієнта будуються на тих самих даних, з якими працює команда, і будь-який звіт можна вивантажити у файл.
Що саме ми налаштовуємо в ролях і звітах?
Матриця ролей
Ми складаємо таблицю ролей і прав: яка роль може переглядати, створювати, редагувати й видаляти кожну сутність. Базовий набір: керівник, SEO-спеціаліст, лінкбілдер, копірайтер, підрядник і клієнт, а нові ролі додає ваш адміністратор.
Доступ за проєктами
Користувача призначають на проєкти, і роль діє лише всередині цих проєктів. Підрядник бачить тільки свої завдання й виплати, а клієнт бачить тільки свій проєкт.
Приховані поля
Частину полів можна закрити для ролі: наприклад, ціни й контакти підрядників для клієнта або чужі ставки для копірайтера. Для такої ролі поля немає ні на екранах, ні у вивантаженнях, ні в API.
Журнал дій
Журнал дій фіксує входи, перегляди закритих розділів, зміни, видалення та вивантаження з користувачем, часом і попереднім значенням. В інтерфейсі журнал дій доступний лише для читання.
Звіти для керівника
Керівник бачить завантаження людей, прострочені завдання, тексти й посилання за статусами та витрати відносно бюджету за проєктами. Зі звіту можна перейти до списку записів, що стоять за кожною цифрою.
Звіти для клієнта та вивантаження
Клієнтський звіт показує роботу за період: завдання, опубліковані тексти, розміщені посилання і, якщо підключено джерела, позиції та трафік. Звіти вивантажуються в табличні файли та PDF або відкриваються клієнтом в особистому кабінеті.
Що ви отримуєте від ролей і звітів?
- Матриця ролей як документ і як налаштування CRM, які ваш адміністратор може змінювати.
- Облікові записи для команди, підрядників і клієнтів, кожен обмежений потрібними проєктами.
- Журнал дій із пошуком за користувачем, датою, сутністю та типом дії.
- Шаблони звітів для керівника і для клієнта з вибором періоду та проєкту у фільтрі.
- Вивантаження списків і звітів у файли у форматах, погоджених у технічному завданні.
Коли потрібні ролі та звіти?
- Підрядники та фрилансери працюють у тій самій таблиці, що й команда, і бачать ціни та клієнтів, яких бачити не повинні.
- Клієнт просить щомісячний звіт, і керівник збирає звіт вручну з кількох джерел.
- Запис змінили або видалили, і ніхто не може з’ясувати, хто це зробив.
- Команда зросла, і керівник уже не бачить, хто перевантажений і які завдання прострочені.
Часті запитання
Чи може клієнт або підрядник працювати в CRM і не бачити чужих проєктів?
Так, клієнт або підрядник отримує обліковий запис, обмежений власним проєктом і власною роллю. Підрядник бачить призначені йому завдання, тексти чи посилання та пов’язані з ними виплати. Клієнт бачить звіт і перелік робіт за своїм проєктом без внутрішніх цін, імен підрядників та інших клієнтів.
Що саме записує журнал дій?
Журнал дій записує, хто виконав дію, коли, з яким записом і яким було значення до та після зміни. Входи в систему, вивантаження та зміни прав теж потрапляють у журнал дій. Записи журналу не можна відредагувати чи видалити через інтерфейс.
Чи можна надсилати звіти автоматично?
Так, звіт можна формувати за розкладом і надсилати на пошту або в месенджер файлом чи посиланням. Керівник задає період, проєкт і отримувачів. Клієнтський звіт може спершу надходити керівникові на перевірку і йти клієнтові після затвердження.
Розкажіть про проєкт
Заповніть те, що вже знаєте. Порожні поля не проблема: решту уточнимо в розмові.
Зручніше спершу обговорити? Напишіть у WhatsApp або на пошту.
Бриф надіслано
Дякуємо. Відповімо протягом одного робочого дня.
Режим попереднього перегляду: обробник форми ще не підключено, дані нікуди не надіслано.