Автоматизація бізнес-процесів і підприємств будь-якої складності
Автоматизація бізнес-процесів і підприємств входить до послуги «Автоматизація процесів» у Best Boost Partners. Ми автоматизуємо процеси компанії будь-якої складності: обробку замовлень і заявок, документообіг і погодження, складський облік та облік закупівель, звітність для керівництва, обмін даними між системами, які вже працюють у компанії. Робота починається з обстеження процесу таким, яким він є насправді. Далі ви отримуєте нашу оцінку з розрахунком трудовитрат, вартості й очікуваного ефекту, а після неї систему, яку ми розробляємо поетапно, з вихідним кодом і документацією.
Що саме ми робимо під час автоматизації бізнес-процесів?
Обстеження процесу
Записуємо, як процес відбувається насправді: хто і що робить, у якій системі, скільки часу забирає кожен крок, де виникають помилки та затримки. Розмовляємо з тими, хто виконує роботу, і дивимося документи, таблиці та записи в системах, які процес залишає по собі.
Оцінка і розрахунок
Ви отримуєте письмову оцінку: які кроки варто автоматизувати, а які ні, в якому порядку, з розрахунком трудовитрат і вартості, очікуваним ефектом і ризиками. За цим документом ухвалюється рішення, чи йти далі.
Технічне завдання
У технічному завданні описано ролі користувачів, екрани, дані, правила кожної операції та обмін з іншими системами. Обсяг, ціну і термін кожного етапу фіксуємо в договорі до початку розробки.
Розробка етапами
Роботу поділено на етапи, і кожен етап завершується робочим результатом, яким працівники можуть користуватися і який можуть перевірити. Обробка замовлень, погодження документів, складський облік та облік закупівель, звіти для керівництва запускаються по черзі, в погодженому порядку.
Інтеграція і перенесення даних
Нова система обмінюється даними з тими, що вже працюють у компанії: бухгалтерська система, CRM, ERP, інтернет-магазин, месенджери, таблиці. Підключаємо їх через API або через обмін файлами і переносимо накопичені записи з перевіркою перенесеного.
Тести, навчання і передача
Перед запуском систему перевіряємо на реальних випадках із вашої роботи, зокрема на незручних. Навчаємо працівників за ролями, передаємо документацію і вихідний код у ваш репозиторій.
Що ви отримуєте від автоматизації бізнес-процесів?
- Звіт про обстеження: процес у нинішньому вигляді, учасники, системи, час на кожен крок, місця помилок і затримок.
- Письмову оцінку: що автоматизувати і що залишити, порядок робіт, розрахунок трудовитрат і вартості, очікуваний ефект і ризики.
- Робочу систему, пов’язану з вашою бухгалтерською системою, CRM, ERP, інтернет-магазином або іншими системами, з налаштованими ролями користувачів.
- Перенесені дані та протокол тестів на реальних випадках.
- Документацію для користувачів і адміністраторів, навчання працівників і вихідний код у вашому репозиторії.
Коли потрібна автоматизація бізнес-процесів і підприємств?
- Замовлення або заявки надходять кількома каналами, і їх вручну передруковують у таблицю чи облікову систему.
- Документи чекають погодження в пошті й месенджерах, і ніхто не може сказати, на якому кроці перебуває конкретний документ.
- Складський облік та облік закупівель ведуть в окремих файлах, які доводиться звіряти вручну.
- Звіти для керівництва збирають вручну з кількох систем, а самі системи не обмінюються даними.
Часті запитання
Чи можна автоматизувати процес, який ніде не описано?
Лише після того, як процес упорядковано. Процес, який не описано або який змінюється щотижня, неможливо надійно перевести в програму: код закріпить сьогоднішню плутанину. У таких випадках обстеження завершується описом процесу і переліком того, що треба вирішити насамперед, і автоматизація починається після цього. Якщо якийсь крок дешевше залишити людині, ми кажемо про це прямо.
Що буде потрібно від наших працівників під час роботи?
Участь тих, хто виконує процес, обов’язкова. Під час обстеження вони пояснюють, як робота відбувається насправді, потім дають приклади реальних випадків для тестів, перевіряють результат кожного етапу і проходять навчання. Крім того, ви призначаєте одну людину, яка ухвалює рішення щодо проєкту, і відкриваєте доступ до систем, які треба пов’язати.
Що робити, якщо одна з наших систем не має API?
Систему без API ми підключаємо через обмін файлами: за розкладом вона вивантажує і завантажує дані в погодженому форматі. Якщо система не допускає ні API, ні обміну файлами, ми пишемо про це в оцінці та пропонуємо інший шлях, наприклад ручне введення на цьому одному кроці. Спосіб підключення кожної системи ми перевіряємо під час обстеження, до розрахунку.
Розкажіть про проєкт
Заповніть те, що вже знаєте. Порожні поля не проблема: решту уточнимо в розмові.
Зручніше спершу обговорити? Напишіть у WhatsApp або на пошту.
Бриф надіслано
Дякуємо. Відповімо протягом одного робочого дня.
Режим попереднього перегляду: обробник форми ще не підключено, дані нікуди не надіслано.